頭腦風(fēng)暴會(huì)、部門(mén)策略會(huì)、客戶(hù)見(jiàn)面會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)峰會(huì)、推介會(huì)，甚至各種論壇營(yíng)銷(xiāo)人總要拿出許多時(shí)間應(yīng)付各種會(huì)議。拍拍腦袋想一想，我們一個(gè)月的時(shí)間當(dāng)中有多少時(shí)間被開(kāi)會(huì)占據(jù)了？

     也許很多營(yíng)銷(xiāo)人都有同感，那就是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話(huà)找你的時(shí)候，你常常給予對(duì)方的回答是“在會(huì)上”。

     而在這些大大小小的會(huì)中，有多少是有價(jià)值的？有多少是去了以后又后悔的？還有多少是不痛不癢、形同雞肋的？

     參加的會(huì)多了，我們也會(huì)總結(jié)出一些參會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于參會(huì)的選擇，每個(gè)人都有自己的原則和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)會(huì)議的管理，其實(shí)就是一個(gè)選擇的過(guò)程和時(shí)間管理的過(guò)程，做好會(huì)議管理，你的工作效率會(huì)提高很多。

     陳楊

     安吉斯媒體集團(tuán)中國(guó)區(qū)策略資源總監(jiān)

     開(kāi)會(huì)頻率：每天至少一次；

     參會(huì)類(lèi)別：公司內(nèi)部自己團(tuán)隊(duì)的會(huì)、跟別的部門(mén)的會(huì)、跟客戶(hù)的會(huì)、論壇等等；

     參會(huì)裝備：筆記本電腦或者iPad；

     開(kāi)會(huì)場(chǎng)所：大部分在公司開(kāi)，一些很重要的問(wèn)題可能在飯館或者咖啡廳與客戶(hù)聊；

     創(chuàng)意會(huì)議形式推薦：內(nèi)容大于形式，開(kāi)會(huì)是為了解決問(wèn)題；

     會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)：開(kāi)會(huì)之前一定要讓所有參會(huì)的人心里清楚開(kāi)會(huì)的目標(biāo)，第二是在會(huì)上不能分心，對(duì)于討論不出結(jié)果或者說(shuō)不清楚的事情，可以考慮放一放。

     如何跟客戶(hù)開(kāi)會(huì)

     第一、明確跟客戶(hù)開(kāi)會(huì)要達(dá)成什么目的。

     開(kāi)會(huì)之前要明確會(huì)議的重點(diǎn)是什么，需要準(zhǔn)備哪些東西，會(huì)后想得到哪些東西。有的時(shí)候客戶(hù)自己都沒(méi)有想清楚的事情，他們自己都不知道要說(shuō)什么，這時(shí)候更要跟客戶(hù)明確開(kāi)會(huì)目的。關(guān)鍵在于解決問(wèn)題，不然就是浪費(fèi)時(shí)間。

     第二、明確自己在會(huì)議上扮演的角色。

     分類(lèi)來(lái)講，如果是跟客戶(hù)分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會(huì)講得比較多。如果是客戶(hù)向我們部署什么任務(wù)，就要多聽(tīng)少說(shuō)話(huà)。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶(hù)去說(shuō)服其他人等，都要搞清楚。

     需要注意的是，有的時(shí)候和客戶(hù)開(kāi)會(huì)不光只有我們媒介策劃公司，還會(huì)有參與項(xiàng)目會(huì)議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng)意公司等。這種情況下，有些時(shí)候我們?cè)陧?xiàng)目的意見(jiàn)上會(huì)有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會(huì)角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對(duì)于不是我們負(fù)責(zé)的部分，一般來(lái)說(shuō)不會(huì)特別去強(qiáng)調(diào)或反對(duì)，但同時(shí)也不能一味地讓步，這就需要權(quán)衡。切記不能喧賓奪主，否則會(huì)給自己和客戶(hù)帶來(lái)更多的麻煩。

     第三、要符合客戶(hù)口味。

     開(kāi)會(huì)前要做好充分的準(zhǔn)備，要明確自己跟客戶(hù)的關(guān)系，要用客戶(hù)喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶(hù)喜歡看表格， 有的客戶(hù)喜歡看圖片，有的客戶(hù)希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。

     第四、會(huì)議結(jié)束一定要總結(jié)。

     這是會(huì)議結(jié)束后必須做的一件事情，總結(jié)要發(fā)給客戶(hù)和每一個(gè)相關(guān)的人。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候在會(huì)上說(shuō)定的東西，客戶(hù)一轉(zhuǎn)頭就忘了，日后可能導(dǎo)致各種問(wèn)題。作總結(jié)一方面是明確每個(gè)人的分工和職責(zé)，另一方面也是保護(hù)公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內(nèi)部的各種會(huì)議。

     鄭國(guó)強(qiáng)

     圣元國(guó)際營(yíng)銷(xiāo)公司市場(chǎng)總監(jiān)

     開(kāi)會(huì)頻率：每周6次以上；

     參會(huì)類(lèi)別：部門(mén)內(nèi)部溝通會(huì)、跨部門(mén)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)；公司月度會(huì)議、季度會(huì)議、年度會(huì)議、經(jīng)營(yíng)會(huì)議；產(chǎn)品會(huì)、推廣會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、媒介溝通會(huì)議等等；

     參會(huì)裝備：筆記本電腦；筆記本；

     開(kāi)會(huì)場(chǎng)所：總部；張家界、廬山、馬爾代夫等；歐洲；

     創(chuàng)意會(huì)議形式推薦：視頻會(huì)議、電話(huà)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議；

     會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)： 第一，會(huì)議前，要做好充分的計(jì)劃和準(zhǔn)備。會(huì)議的組織者，要明確會(huì)議的主題、通過(guò)會(huì)議要解決的問(wèn)題，提前準(zhǔn)備好會(huì)議討論的基本要點(diǎn)、草案等，提高會(huì)議效率，否則容易跑題；第二，會(huì)議中，要做好會(huì)務(wù)的組織和相關(guān)會(huì)務(wù)工作。要有一個(gè)文筆較好、邏輯性強(qiáng)、認(rèn)真仔細(xì)的人做好會(huì)議記錄，及時(shí)將會(huì)議討論的結(jié)果、意見(jiàn)、決議等，在會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，發(fā)給相關(guān)人員；第三，會(huì)議后，要有明確的跟進(jìn)和落實(shí)。對(duì)于會(huì)議形成的決議和意見(jiàn)，形成紙面的要求，明確完成時(shí)間、責(zé)任人，以及相關(guān)支持人等，并明確跟進(jìn)人，及時(shí)監(jiān)督、跟進(jìn)，通報(bào)進(jìn)度，確保會(huì)議研究的事項(xiàng)按時(shí)落地、執(zhí)行到位。

     周例會(huì)這樣開(kāi)

     第一、固化時(shí)間和內(nèi)容，形成慣例和習(xí)慣，提高會(huì)議效率。

     要固定時(shí)間點(diǎn)，比如每周一上午10點(diǎn)開(kāi)例會(huì)，讓大家形成習(xí)慣，從而能夠提前安排好自己的工作。從內(nèi)容上講，總結(jié)上周做了什么， 各項(xiàng)重點(diǎn)工作的進(jìn)度，現(xiàn)在是什么狀況，下一步主要的工作，還需要什么支持，最終再統(tǒng)一強(qiáng)調(diào)，明確下一步的工作重點(diǎn)。關(guān)鍵是形成慣例，開(kāi)會(huì)的時(shí)候議程明確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅，才會(huì)提高效率。

     第二、會(huì)議組織者做好會(huì)前梳理和會(huì)中引導(dǎo)，充分發(fā)揮主導(dǎo)作用。

     作為部門(mén)例會(huì)的組織者，直接關(guān)系到整個(gè)會(huì)議的效率和效果。所以，要在會(huì)議之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么動(dòng)態(tài)， 下一步有什么策略和活動(dòng)規(guī)劃等，對(duì)需要明確的重點(diǎn)內(nèi)容，要首先列一個(gè)大概的會(huì)議提綱， 以免遺漏。在人員匯報(bào)工作的過(guò)程中，哪些事情需要明確、哪些事情需要調(diào)整、哪些事情需要強(qiáng)調(diào)、哪些事情需要重點(diǎn)跟進(jìn)等，組織者都要非常清楚，適時(shí)強(qiáng)調(diào)和引導(dǎo)，以確保會(huì)議的順暢和明確會(huì)議的要點(diǎn)。

     第三、群策群力、充分溝通，更好地發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)、找出問(wèn)題，并解決問(wèn)題。

     做市場(chǎng)，需要每個(gè)人、每個(gè)部門(mén)之間的相互溝通、協(xié)調(diào)、支持和配合，需要團(tuán)隊(duì)合作的精神。比如一個(gè)好的推廣活動(dòng)，不僅需要設(shè)計(jì)部門(mén)充分發(fā)揮想象力和創(chuàng)造力，設(shè)計(jì)出更吸引眼球的海報(bào)和助銷(xiāo)工具，需要產(chǎn)品人員就品牌定位、企業(yè)形象等有個(gè)長(zhǎng)期的規(guī)劃和建設(shè)，提出合理化的建議意見(jiàn)，還需要推廣人員跟一線人員充分溝通、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)而拿出更簡(jiǎn)單、可行的策略和措施，一個(gè)推廣活動(dòng)涉及的環(huán)節(jié)、部門(mén)、人員、細(xì)節(jié)很多，需要相互之間充分的溝通，從多方面去碰撞問(wèn)題、激發(fā)靈感、風(fēng)暴策略，從而找到更好的方案和方法。

     葛承志

     奇藝網(wǎng)銷(xiāo)售部運(yùn)營(yíng)中心高級(jí)總監(jiān)