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    秘書,做個有未來的助手

    2011-12-14 16:19

    摘要: 其實(shí)在認(rèn)識Rachel之前,我對“秘書”的理解跟大多數(shù)人一樣簡單,覺得秘書就是伺候人的活兒,只要有點(diǎn)兒眼色,沒什么太難的,最需要的就是耐心。直到有機(jī)會跟Rachel這個在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天, ...
           其實(shí)在認(rèn)識Rachel之前,我對“秘書”的理解跟大多數(shù)人一樣簡單,覺得秘書就是伺候人的活兒,只要有點(diǎn)兒眼色,沒什么太難的,最需要的就是耐心。直到有機(jī)會跟Rachel這個在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天,才明白許多看似簡單的事情,做起來卻并不那樣容易。

        “提起秘書,大多數(shù)人都會想到漂亮的女孩。事實(shí)上在國外,真正優(yōu)秀的秘書大多已近不惑之年,或許年齡更大。他們真的非常專業(yè),以我現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)是沒法比擬的!边@個高挑的女孩子,一身干練的職業(yè)套裝,說話時的語調(diào)平穩(wěn)卻很有力度,老到的樣子顯得比同齡人成熟許多。

        “老板永遠(yuǎn)是對的!”

        中國有句古話,“伴君如伴虎”。和上司相處的過程,不但是相互信任的過程,同時也是磨合的過程。

        Rachel回憶起自己剛?cè)胄袝r的一段遭遇。在法國公司做秘書時的Rachel,因?yàn)闆]有太多經(jīng)驗(yàn),上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。后來她漸漸意識到這樣做可能導(dǎo)致每件事情都無法完成。于是,在進(jìn)入飛利浦公司擔(dān)任亞太區(qū)總裁秘書后,她學(xué)會了積極跟上司有效溝通,不能做的一定事先明說!吧纤究赡軙惶旖桓10項(xiàng)任務(wù),而你或許只能做好5項(xiàng),開始就應(yīng)該跟上司講明白,我只能完成其中5項(xiàng),如果都做,可能會做得一塌糊涂。這樣,他會另行安排合適的人選協(xié)助你完成工作。如果什么都用‘好的’作回答,最終吃苦果的只有自己,而且逐漸會讓老板懷疑你的能力。”

        “中國人不太善于challenge自己的上司,任何事情都容易唯命是從。但在外企,上司更愿意在第一時間知道你遇到的困難和想法,這樣更有利于他下一步工作計劃的執(zhí)行!

        “老板永遠(yuǎn)是對的。與上司相處的過程難免會有被誤解的時候,這個時候最好先站在上司的角度思考他為什么會這樣想,而后找個合適的時解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋,只會適得其反。”

        Rachel談起自己曾經(jīng)遇到過的一個麻煩。中秋節(jié)發(fā)月餅票,在計算時忘記了司機(jī)的份額,當(dāng)Rachel發(fā)現(xiàn)時有點(diǎn)兒慌。一位部門經(jīng)理知道后把自己的份額讓給了司機(jī),Rachel很高興。當(dāng)時上司在泰國出差,Rachel就發(fā)E-mail給他,說事情得到了解決。得到的回復(fù)卻是上司的大發(fā)雷霆:“你沒有任何權(quán)力來幫我決定事情!”Rachel當(dāng)然很不開心,后來靜心一想,明白是自己在信里沒有寫清楚,讓上司誤以為自己把他的月餅票給了司機(jī),擅自動用他的私人物品!拔耶(dāng)時沒有即刻打電話給他,只是寫E-mail說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解,老板會認(rèn)為你在挑釁他,事情只會更糟。靜下心來找原因才是關(guān)鍵,要把握一個原則——老板永遠(yuǎn)是對的。他發(fā)脾氣也好,表揚(yáng)也好,他有自己的立場,多站在他的角度考慮問題,會讓自己做事情事半功倍!

        潛伏的“貴人”

        “我一直相信一句話,‘你成功的一半是由上司定義的’。和上司的融洽相處,同時也是對自己的成全。”Rachel談起這一點(diǎn)深有體會。

        Rachel離開秘書行業(yè)已經(jīng)有半年時間了,而她的事業(yè)轉(zhuǎn)型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要調(diào)任北京,當(dāng)時的Rachel有兩個選擇,和老板一同去北京繼續(xù)秘書工作;或者留在上海,重新開始另一個新角色,在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經(jīng)過幾夜不眠的思量,Rachel決定選擇后者。

        “我相信跟我共過事的人,再做任何事情都同樣出色。”這是上司臨走時留給她的一句話。Rachel開始做一個真正意義上的職員,開始有機(jī)會接觸公司的核心業(yè)務(wù)。初期的轉(zhuǎn)型困難重重,前任上司卻在遙遠(yuǎn)的北京一直關(guān)心著Rachel的成長。每次回上海,有機(jī)會的話都會面對面給她肯定和鼓勵,讓從沒學(xué)過金融的Rachel越來越有信心,在新崗位上也越來越適應(yīng)。

        專家點(diǎn)評

        人總站在自己的角度看問題,永遠(yuǎn)看不清問題的全部,每一個故事都會有屬于它的死角,就好像員工看自己的老板,會覺得他難相處,可說不定老板也有自己的故事呢。員工與老板相處可以嘗試以下幾點(diǎn):

        1、學(xué)會換位思考:別遇到什么事都去抱怨別人,站在別人的角度想一想。

        2、降低期望值:別將期望定得太高,希望越大失望越大。

        3、發(fā)揮優(yōu)勢資源:認(rèn)識自我:把自己的強(qiáng)項(xiàng)表現(xiàn)出來讓老板知道,告訴他你也有這個能力去很好地完成任務(wù)。

        4、凡事多溝通:老板不是高不可攀的,有事情多和老板談?wù),讓老板理解你的意思?/P>

        5、幽大于默:生活、工作中多幽自己一默,別默默無聞不出聲,學(xué)會自我調(diào)整。

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    GMT+8, 2024-10-25 14:29

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