“早餐的食物還來不及下咽,我已經(jīng)“噌”地一下跳上車,急匆匆趕往公司。該做的工作馬上開始在滿腦子里翻騰,我在考慮以什么方式向老板報(bào)告最近的市場情況,又突然想到了部門的季度預(yù)算還來不及交到財(cái)務(wù)部,這可能會(huì)影響到部門人員的費(fèi)用報(bào)銷,再有就是還沒有給剛來報(bào)到的市場分析員布置工作,……。
沒等我把這一切考慮清楚, 我已經(jīng)坐在了大會(huì)議室里,開始了工作例會(huì)的報(bào)告,接下來是會(huì)見重要的客戶,審核近期的合同,召集業(yè)務(wù)骨干會(huì)晤,與新員工面談,報(bào)銷審核、制訂項(xiàng)目計(jì)劃書……。一天很快就過去了,到了晚上十點(diǎn)還有大堆資料沒有看完,很多封郵件來不及回復(fù)。我只得抱上資料,提上筆機(jī)本,拖著疲憊的身子急急忙忙往家趕……” 這是在一次管理培訓(xùn)課程開始時(shí),一名女學(xué)員向我描述的自己的“正!鄙。面對(duì)她這般的工作狀況,我不禁有些手心冒汗。要知道,像這樣的繁忙程度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了大多數(shù)白領(lǐng)女性生理和心理所能承受的正常范圍,長期在這種狀況下工作會(huì)常常出現(xiàn)“應(yīng)激”狀態(tài),這將對(duì)身心造成嚴(yán)重的傷害。 該怎樣幫助這些女“忙”人們解圍呢?管理大師們給我們?cè)O(shè)計(jì)了一套“強(qiáng)身應(yīng)急功”,讓我們這就學(xué)習(xí)和操練起來吧。 第一招,ABCD擒拿手 要像刷牙一樣,養(yǎng)成每天把要做的工作排列出來的習(xí)慣,以明確目標(biāo)。下班前將明天所有的工作按緊急重要程度分布到如圖1所示的二維圖中,要記住緊急的事不一定重要,重要的不一定緊急。找出真正重要且緊急的事,在前面標(biāo)上A,將緊急但不重要和重要但不緊急的工作權(quán)衡一下,分別標(biāo)上B和C,最后將一些既不緊急也不重要的事標(biāo)上D。如果某個(gè)級(jí)別的工作不止一項(xiàng),你可以再按輕重緩急程度在每一項(xiàng)前面標(biāo)上A1、A2、A3或B1、B2、B3等。明天頭一件事就是考慮A1,做起來,直至完成,再做A2,因?yàn)橥瓿晒ぷ髯羁旖莸姆椒ň褪且患患厝ネ瓿伞? 第二招,委托挪移掌 將你可以委托別人做的事情劃分出來,盡量委托給別人去做,這樣你就有更多時(shí)間來完成只有你自己才能做的事情。但原則是讓合適的人完成合適的任務(wù),實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制,一項(xiàng)任務(wù)只由一個(gè)人來完全負(fù)責(zé),并執(zhí)行到底,除非有不可控的意外狀況發(fā)生。 第三招,強(qiáng)制增效腿 “從來沒有足夠的時(shí)間做完一切事情,但是總有足夠的時(shí)間做完最重要的事情。”表現(xiàn)出色者與表現(xiàn)平庸者之間的差異在很大程度上取決于他們選擇拖延什么。由于你肯定會(huì)進(jìn)行拖延,現(xiàn)在就要決定拖延低價(jià)值的活動(dòng),決定拖延在任何情況下對(duì)你的事業(yè)都無關(guān)緊要的活動(dòng),要學(xué)會(huì)去掉小事,集中力量做大事。 第四招,“不行”獅子吼 與我們每天面對(duì)的多如牛毛的事務(wù)相比,我們的精力和時(shí)間顯得如此的寶貴和有限。要想把每一件事都做好幾乎是不可能的,也是不現(xiàn)實(shí)的。解決的辦法就是學(xué)會(huì)說“不行”。這絕不是所謂的畏難情緒,或是什么消極的做法。這恰恰是“有所為有所不為”在現(xiàn)實(shí)工作中的靈活運(yùn)用,是保證任務(wù)高效完成的必要方法。 我們提高效率的一項(xiàng)重要的原則就是,利用最有效的時(shí)間,集中精力,完成最重要的事情!翱燎笸昝馈庇袝r(shí)候可能成為我們提高工作效率的大敵,而學(xué)會(huì)取舍和善于分配將大大增強(qiáng)我們的實(shí)用功力。 |
GMT+8, 2024-10-25 02:26